Volleybalvereniging Springendal Set-Up'65

Communicatie binnen v.v. Set-Up’65

communicatie

Verslag van gesprekken met teams en commissies

 

Ootmarsum, april 2017,

 

Op verzoek van het Hoofdbestuur hebben Rob Barenbrug, Dennis Kokkelink en Frans Siewes gesprekken gevoerd met diverse teams en commissies. Aanleiding waren geluiden, dat de communicatie binnen de vereniging en naar buiten toe te wensen overlaat.

 

Alle teams en commissies binnen de vereniging zijn aangeschreven.

 

De volgende vragen zijn besproken:

* Wat vind je op dit ogenblik van de onderlinge berichtgeving in de vereniging, zoals onder meer website, formulieren, postkastje?

* Op welke manier houd je nu contact met bestuur, commissies en teamleden?

* Heeft jouw team een facebookpagina of een ander medium?

* Hoe zou je graag zien, dat je geïnformeerd wordt? Denk hierbij ook aan de sociale media.

* Hoe wil je berichten van de vereniging ontvangen?

* Wat gaat er goed, wat kan er beter?

* Wat kun je zelf verbeteren in de communicatie?

Ook was er mogelijkheid om buiten deze vragen opmerkingen te maken.

Met bijna alle teams en commissies is een gesprek gevoerd. De weerslag hiervan lees je hieronder en in een bijlage. Wij wijzen erop, dat dit een weerslag is van alle gesprekken. Een aantal persoonlijke punten zijn niet in dit verslag genoemd. Wij willen deze graag in een gesprek met het HB laten weten.

Naar aanleiding van onze bevindingen zijn wij tot een aantal aanbevelingen aan het Hoofdbestuur gekomen, welke aan het eind te lezen zijn.

Het merendeel van de mensen die wij gesproken hebben, stelt het op prijs kennis te kunnen nemen van ons verslag. Aan het Hoofdbestuur de vraag om hier zorg voor te dragen.

Met plezier hebben wij deze gesprekken gevoerd. Wij hopen, dat onze bevindingen zullen bijdragen aan een betere onderlinge communicatie.

Rob Barenbrug, Dennis Kokkelink, Frans Siewes.

Algemeen.

Er is bijna met alle teams en commissies gesproken. Bij verschillende teams waren de trainers ook bij het gesprek aanwezig. Zonder uitzondering waren alle leden enthousiast over de mogelijkheid een gesprek te hebben over de gang van zaken binnen de vereniging. Behalve de eerder vermelde vragen was er ook de mogelijkheid andere zaken aan de orde te stellen, ook die niet meteen op communicatie betrekking hadden. Deze opmerkingen zijn in een apart hoofdstuk vermeld.

Aan alle betrokkenen is meegedeeld, dat onze bevindingen aan het Hoofdbestuur gemeld worden en dat het aan het bestuur is verdere uitwerking aan ons verslag te geven.

 Vragen over communicatie.

Hieronder volgt een samenvatting van de antwoorden op eerdergenoemde vragen. In een bijlage zijn de antwoorden per team en commissie uitgesplist.

 Website.

In het algemeen wordt de website goed beoordeeld. Elementen die eruit springen: foto’s, verslagen, indeling. De site wordt individueel wisselend bekeken. Binnen de teams zijn er leden die er een paar keer per week op kijken, maar er zijn ook mensen die dat veel minder vaak doen. Niet altijd blijken zaken als indeling zaalwacht makkelijk te vinden. Ook zou de actualiteit wel verbeterd kunnen worden.

Conclusie: als medium voor de vereniging goed. Wellicht kan de berichtgeving wat betreft zaalwacht e.d. verbeterd worden.

 Facebookpagina van Set-Up’65.

De facebookpagina wordt positief beoordeeld. Berichten zijn actueler. Niet iedereen heeft echter facebook. Exacte cijfers hebben wij niet, maar wij denken hooguit de helft van het aantal leden.

Conclusie: leuk voor actuele berichten en p.r. Niet geschikt voor zakelijke berichtgeving.

 Formulieren.

De formulieren zijn in het algemeen goed te vinden en te gebruiken. In het algemeen zorgt de aanvoerder hiervoor. Er zij veel klachten over de late aanlevering van de formulieren voor de parkeerwacht. Dat moet en kan veel eerder.

 Postkastje.

Het postkastje wordt door bijna niemand meer gebruikt.

 Onderlinge berichtgeving.

In het team.

Bijna alle teams maken gebruik van een eigen WhatsApp, al dan niet met trainer. Sommige teams hebben meer WhatsApps. De onderlinge berichtgeving bestaat uit zakelijke mededelingen, maar er wordt zeker net zoveel of andere privézaken geappt. De aanvoerder zorgt voor berichtgeving wat betreft zaalwacht, fluitschema, bardienst e.d. Dat gaat goed, iedereen is op de hoogte.

Conclusie: WhatsApp voldoet prima voor interne berichtgeving.

Een paar teams hebben een eigen facebookpagina, vooral voor berichten naar buiten. De e-mail wordt veel minder gebruikt. Vaak kloppen de mailadressen niet.

Tussen teams en commissies.

Berichten naar teams en commissies gaan meestal via de mail van de aanvoerder. Deze zorgt dan voor verdere verspreiding binnen het team. In het algemeen verloopt deze berichtgeving goed. Wel zijn behoorlijk wat contactgegevens zoals telefoon en e-mailadres niet correct. Ook wordt er geregeld mondeling wat afgesproken. Dat loopt minder goed en is voor verbetering vatbaar.

Zonder uitzondering zijn de teams ontevreden over hun contact met de TC. Er zijn geen regelmatige gesprekken. Teams moeten zelf vragen om een gesprek. Als dat dan geweest is, wordt er weinig met de conclusies en afspraken gedaan. Naar onze mening is deze bevinding zeker een punt van aandacht voor het HB.

 Tussen HB, commissies en teams.

Het HB laat via de website en de mail berichten naar commissies en teams uitgaan. Ook worden er geregeld mondeling zaken afgesproken. Zoals hierboven gemeld, is hier ook verbetering mogelijk.

 

Tussen HB en commissies.

Niet alle commissies zijn vertegenwoordigd in het HB. Daardoor komen niet alle berichten van het HB op de plaats, waar deze zouden moeten zijn.

 Opmerkingen wat betreft de berichtgeving.

Verschillende keren is ons gewezen op (te) late berichtgeving. Hieronder een paar voorbeelden.

* Schema parkeerwacht Kunstmarkt. Kan al in juni na definitieve teamindeling gemaakt worden

* Zaal niet beschikbaar voor training vanwege o.a. wedstrijden D1. Deze data zijn al aan het begin van het seizoen bekend.

* Bij afgelaste wedstrijd wordt te laat datum inhaalwedstrijd doorgegeven.

* Het niet gelijktijdig aangeven van indeling teams open club en indelingteams voor nieuwe seizoen geeft veel onrust onder de betreffende leden.

* Telefoonnummers en e-mailadressen kloppen nogal eens niet.

* E-mails vanuit leden en\of teams worden niet altijd beantwoord.

 Aanbevelingen.

Voor alle leden, teams en commissies.

* Beantwoord je mail binnen een paar dagen.

* Maak duidelijke afspraken wat betreft inhoud

* Spreek af, wanneer je antwoord verwacht.

* Beloof niet iets, wat je niet waar kunt maken.

 Volledigheid van gegevens van leden.

* Ontwikkel een systeem, waarin minstens 2 x per jaar de gegevens van de leden gecontroleerd worden, bijvoorbeeld via de aanvoerder.

* Overweeg de aanschaf van Sportlink voor ledenadministratie en inning contributie.

o Koppeling aan NeVoBo-bestanden.

o Geen dubbele bestanden meer.

* Overweeg de aanschaf van de NeVoBo-app.

o Medium voldoet prima, gezien succes teamapps.

o Via de app kan verwezen worden naar URL’s op de website.

o Website wordt wisselend gelezen, niet iedereen heeft Facebook.

o E-mails worden lang niet altijd gelezen en/of de adressen kloppen niet.

 

Postvakjes

* De postvakjes worden niet meer gebruikt en kunnen afgeschaft worden.

 

Website

* Bekijk nog eens de toegankelijkheid van de website wat betreft zaalwacht e.d.

 

Overleg commissies met leden

* Alle teams willen graag aan het begin en het eind van het seizoen een gestructureerd overleg met de TC.

* Wat betreft de lagere teams hoeft dat niet per se een gesprekspartner te zijn met technische ervaring.

* Een kort verslag van de besproken punten moet gezamenlijk worden vastgesteld.

 

Hoofdbestuur

* Ga te werk volgens statuten en h.r.

* Zorg voor een jaaragenda met deadlines. Geef daarbij aan welke functie verantwoordelijk is voor het halen van de deadline. Is deze functie bestuurlijk niet ingevuld dan is dat een extra aandachtspunt voor HB.

Zorg binnen het HB naar vertegenwoordiging van alle geledingen in de vereniging

 

Tagged

Volg Set-Up ’65 via:

Hoofdsponsor

Subsponsors